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企业的"透视镜"——新视角看财务费用报销管理

信息来源: 发布者:陶军   发布日期:2013-07-20

一本《红楼梦》……经学家看见《易》,道学家看见淫,才子看见缠绵,革命家看见排满,流言家看见宫闱秘事。——鲁迅

又如佛家一句真言,“入佛门之前,看山是山,入佛门之后,看山不是山,成佛之后,看山又是山”.

不同的角度看到不一样的状态,不同的心境领悟到不一样的境界。也许,透过了现象,本质将会是另一种诠释。对于企业来说,不同视角的审视显得尤为重要,不同的视角做出的决策都将会对公司产生深远的意义,也许这个决策会是一个企业迅速崛起的关键亦或是毁灭性的灾难。如何掌握好这个视角是一个企业发展面临的难题。



伴随现代企业商业模式的不断创新,一方面,企业管理中呈现出加大研发创新支出和市场营销支出的“哑铃式发展”特征;另一方面,企业为了准确服务于细分的目标市场,做到以客户为导向,需要不断根据企业战略优化和调整组织机构和业务流程,并形成相应的内部组织绩效。上述变革向企业财务管理提出新的课题:对这些“间接费用”如何管理?换句话说就是很多企业都非常重视开源,但是对于节流,即如何才能快速、准确、全面地进行成本与费用分析与控制,则不够重视,或者说不知道如何进行分析和控制,如何有效地控制费用支出的必要性和合理性?

上述问题,是每一个企业发展所面临的通病,其实也就是财务费用报销的管理。如何对其进行管理?我们可以从费用发生报销管理财务处理及成本分析与预算控制这四个角度去分析并加以解决。

一、费用发生

企业的发展是建立的费用的基础上,一个企业想要进步,产生费用是不可避免的。对于发生的费用,我们可以总结为:费用是指企业在日常活动中发生的会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。这里我们讨论日常活动中发生经济利益的总流出。日常活动是指企业为完成其经营目标所从事的经常性活动以及与之相关的其他活动。工业企业制造并销售产品、商业企业购买并销售商品、咨询公司提供咨询服务、软件开发企业为客户开发软件、安装公司提供安装服务、租赁公司出租资产等活动中发生的经济利益的总流出构成费用。

而企业要提高在市场上的竞争能力,提高经济效益,成本费用是核心。无论是大型企业还是中小型企业,他们的最终目的都是实现利润最大化,以最小的成本开支,创造更大的收益,所以我们要做的就是在企业内部牢固树立成本效益观念,强化成本控制意识,降低成本费用,提高利润,在费用发生前对其进行有效的控制,起到降本增效的作用。

二、报销管理

报销管理我们可以分为费用填报和审批控制。

企业在费用填报方面,可能会出现单据提供的财务信息不全面、单据为后续成本管理和成本分析提供的信息不充分、填报过程没有提供必要的流程审批依据等问题。对此,统一规范的报销模板、清晰明了的报销信息提供显得尤为重要。

对于审批控制方面,报销人可能出现对审批流程的混淆、个人预算的未知等问题。而审批人可能出现单据信息真假的辨别困难、员工预算的未知、其他审批节点的未知等问题。对此,清晰明了的审批流程、明确的个人、部门、项目等预算、单据凭证的可控性显得尤为重要。

三、财务处理

此环节参与角色主要为财务部门的会计岗位和出纳岗位。完成的主要工作包括:支付(核销)货币资金、形成财务凭证、清理往来个人应收。对于财务人员而言,要做的是大量类似数据汇总、凭证检索处理以及货币资金收支,工作量极大而且出错率也较高。在此我们所要做的是保证财务处理的灵活性、减少财务人员的工作强度以及降低资金支出环节出错风险。

四、成本分析

对于一个企业而言,做好成本分析与控制,等于给自己做了一个诊断。通过分析与控制,可以发现公司的一些问题,未雨绸缪,让公司趋吉避凶,业务蒸蒸日上,财源滚滚而来。

成本分析也就是审查及评估组成产品的各项成本数据的虚实,以求证成本的合理性与适当性,成本分析有两项重点工作:会计查核和技术分析。会计查核,即查核账簿、凭证和其他记录,以验证成本数据的真实性;技术分析,即用技术方法对成本数据做合理性评估,包括制造技术、质量保证、工厂布置、生产效率等。

预算控制是根据预算规定的收入与支出标准,来检查和监督各部门活动,以保证组织经营目标的实现,并使费用支出受到严格有效约束的过程。预算控制通过编制预算并以此为基础,执行和控制企业经营活动并在活动过程中比较预算和实际的差距及原因,然后对差异进行处理,是管理控制中运用最广泛的一种控制方法。在此,我推荐的是兴元X/3财务协作管理软件中的预算控制方法,该软件在预算控制模块采取了事前预算控制、事中财务核算、事后报表分析的模式,对企业预算起到了合理的人性化控制。

透视整个企业的运作过程,财务费用报销管理在企业内部成本费用的流动上体现出了一幅“价值地图”的作用。

而如何更好地体现出这幅“价值地图”的作用,是企业取得更大的利益中必不可少的一步。而想要利用好这幅“价值地图”,一款有价值的财务管理软件无可或缺。兴元X/3财务管理软件,事前预算控制、事中财务核、算事后报表分析方便灵活,开箱即用。实现跨地域、异时空、不间断的费用报销管理,从申请,到收单,至付款,从未如此简单。科技成就简单财务,兴元X/3帮助我们的客户,只用原先35%的工作时间,来处理日常费用报销,为企业节省了成本,显著提高了公司在财务管理方面的工作效率。在业务财务一体化管理方面,兴元X/3更是帮助客户实现企业业务财务管理的一体化,打通业务管理和财务管理间的信息通路,通过端到端的费用控制及业务管理,实现企业管理标准化,信息化,任何时间,任何地点,只要能上网就能登陆到网上费用报销系统,在线填写报销单、审批、查询等工作


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