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论传统报销与现代网络报销

信息来源: 发布者:王伦 发布日期:2012-03-20

改革和创新是企业发展和持续提高竞争力的源泉,在财务领域它们一样也是必不可少的。21世纪以来,我们的社会经济发生着日新月异的变化,与此同时,企业的财务报销模式也在默默的发生着由传统报销向网上报销转变的革命。

传统报销模式

  尽管我们已声称步入了信息社会,但相信很多企业的信息化是不完善的。企业财务作为信息化的前沿阵地,成为很多企业信息化的起点,但是纵观中国企业,在财务的一个很重要的领域——报销业务中,延续了数十年的传统模式依然罕有变化。

传统的报销模式采用手工报销的方式来实现。员工每次报销,填写纸面的单据并拿着单据找到各级领导进行审批,最终将单据拿到财务进行审核。我们可以看到传统的报销模式存在下述诸多问题:

1、单据填写效率低下:员工每次报销均需要填写大量重复的信息,如部门、付款信息等。

2、业务审批效率低下:员工需要拿着每份单据找到各级领导进行审批,如果遇上领导出差,则需要等待很长的时间。对于常驻公司总部以外地区的员工,发生大额业务时,必须公司高层领导签字审批,此时,往往需要将单据邮件到公司总部,这极大的降低了单据审批的效率。

3、财务审核效率低下:财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金额进行复核,并需要核对众多复杂的业务信息。在做账务处理时,必须将纸面单据中所包含的众多信息录入到账务系统中去,使得会计人员无法脱身于繁杂的机械劳动。

4、无法进行有效的资金控制:手工审批的单据由于没有一个有效的资金执行反馈并且无法强制审批领导在资金计划超额后停止审批,使得企业往往无法将资金计划管理落到实处。尽管很多企业希望能够有效的进行预算管理,但由于没有有效的工具进行支持往往力不从心。

5、无法提取有价值的信息:员工报销的数据可以广泛应用于资金管理、决策分析,等诸多财务管理领域,由于传统的报销方式下,这些数据分散于纸面的单据中,没有可行的办法进行汇总分析,使得企业损失了大量的信息资源。

6、内部控制不力:由于采用纸面的审批方式,需要每个员工熟知该单据需要审批到哪一层次,而由于没有系统的流程管理,审核会计必须花费大量的精力对流程进行复核,并且仍然存在出错的可能性。

这些问题的存在,为企业的财务工作带来了相当的难度,也使得财务部门在员工心目中的形象受到影响。尽管这种模式已经延续了多年,但逆水行舟不进则退。在当今竞争激烈的市场环境中,如不主动的提升企业的竞争力,其后果不堪设想。打破传统,革命性的再造财务报销流程,才是企业前进发展的必由之路。

网上报销的目的

网上报销模式和传统报销模式相比,最为重要的变化是实现了整个报销流程的E化,并打通了企业财务信息传递过程中的断档。

传统的网上报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员多,人员层次复杂,业务量巨大。对此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。网上报销的解决方案的核心即在于此。针对此段流程的特点,网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三个环节的E化,达到了全面提升企业财务运作效率目的。


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