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网上费用报销——你OUT了嘛?

信息来源: 发布者:王伦 发布日期:2012-03-09

员工报销一笔费用时,按规定填写好纸质的报销单据,先后找各级领导审批签字,最终交给财务部门,剩下的就是被动地等待费用的发放。这是传统报销模式下最普遍的报销流程,看似并非存在什么缺陷,但如果深究下去,就会发现貌似简单的费用报销管理其实大有学问。

首先,我们再看看传统报销中“员工填单-部门经理审批-副总审批-总经理审批-财务审批-出纳付款-会计记账”这一最简单报销流程。假设各环节流转均很顺畅,员工就可以很快拿到报销的费用,但这仅仅是理想状态下结果。实际上,大多数企业特别是在各地设有分支机构的大中型集团企业,普遍存在费用报销流程长、费用管理效率低、财务信息滞后等问题。

费用管理精细化是企业完善内控管理必由之路。公司规模越大,其费用类型也就越多,除了通常的办公场地费、水电费、通讯费、差旅费用、业务招待费外,在快速消费品行业还有促销费、进场费、堆头费、礼品费等,费用用途不同,其业务审批流程也不尽相同,预算内费用、预算外费用在审批流程上也存在较大差异。虽然大多公司制定了相应财务控制体系和明确的规章制度,以此对强化费用管理,但缺乏标准化的执行管理工具,费用支付常受人为因素影响,在实际操作中容易出现浪费、诈骗、挪用等违规情况。

费用管理精细化也是企业全面提高运营效率的重要驱动力。对于有多个分支机构的企业而言,不仅一线员工分布在各地,而且各级管理层也经常处于商旅出差状态,无法在同一区域办公,造成各种申请或报销的费用无法快速审批支付,造成员工怨言不断,有时甚至因合同金额无法按时支付而耽搁工作进度,造成不必要的经济损失。

针对目前国内企业存在的费用管理难题,企业该如何突破困境呢?项伟明是有海归背景的高级财务经理人,目前担任一家大型股份制集团企业的财务总监,据他介绍,国内企业在费用管理信息化方面起步较晚,诸如预算控制、费用申请、费用报销、报表查询等常规财务业务还停留在手工操作阶段,当企业规模比较小的时候,靠这种方式勉强还能应付,一旦人员和业务流程不断增加,传统手工报销模式的弊端就会暴露无遗,严重制约企业的正常运营。

为提高财务管理效率,项伟明希望能借助国际先进的费用管理理念和模式改变现状,费用管理信息化是他解决费用管理难题突破口。经过与it部门多次反复的论证后,决定部署一套企业级网上费用报销系统,并选择拥有众多成功案例的矩方软件作为解决方案提供商。兴元X/3网上报销系统能够整合费用申请、费用报销、预算控制、报表管理、账务处理等财务应用功能,统一集中管理集团总部、子公司及各地分支机构所有人员的各种费用,实现随时随地申请、报销、审批、审核及支付,员工可以在更短的时间里拿到报销的款项,领导也不再整天被追着要审批签字,财务部门也可以在会计管理上投入更多的精力。项目上线以后,集团上下充分肯定了网上报销的便捷和高效。

先进的理念能否产生可观的收益,还需要强劲的技术力量支撑。要想实现真正高效的费用报销网络化,选择一个最佳的费用管理平台产品是关键。项伟明从实际经验出发,认为项目选型时需要考虑以下四个方面的因素:产品性能、可拓展性、成功案例和成本。

第一,产品应具备稳定性。作为企业级的解决方案,不仅要考虑考虑到项目实施将为企业用户带来哪些影响,而且必须具备很强的稳定性,能保障长期、良好的用户体验。通常,成型早的产品其性能也更为稳定,与其他国内厂商相比,矩方软件的兴元X/3网上报销系统在功能全面性和稳定性方面表现得更为出众。

第二,产品的可拓展性。一个好的系统除了能够有利于提高内部运营效率,还应该作为企业信息化战略中的一部分,既能与企业现有的各种系统平滑衔接,实现数据高度共享,又具备良好的可拓展性,这样可以降低成本,帮助企业更加有效地满足未来的需要。

第三,众多的成功案例。在项目选型过程中,不能忽视厂商的实际应用案例,不少小厂商是在应对客户需要而仓促推出相应的产品,这必然会在性能、业务流程、技术应用等方面留下隐患。如果厂商的产品具有众多成功应用案例,就可从侧面反映出其产品是经受过实战考验,选择这样的产品可以为项目团队解除很多后顾之忧。

第四,相对低廉的成本。信息化建设是一项长期工程,每一个项目的投入与产出理应认真权衡。在企业可承受的范围内选择最合适软件提供商,相对而言,选择国内厂商具有更高的性价比。

其实,借助信息化技术解决费用管理难题已在国外企业成熟应用,近年来国内部分大中型企业也开始意识到费用管理信息化的巨大收益,并纷纷推进网上费用报销建设,现如今,如果你还不知道“网上报销",那就应该好好补补费用信息化管理这门课了。


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兴元X/3财务管理软件帮助客户实现企业业务财务管理的一体化,打通业务管理和财务管理间的信息通路,通过端到端的费用控制及业务管理,实现企业管理标准化,信息化,任何时间,任何地点,只要能上网就能登陆到网上费用报销系统,在线填写报销单、审批、查询等工作。