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矩方为上海通用汽车成功实施费用报销系统

信息来源: 发布者:王伦 发布日期:2011-11-21

上海通用汽车有限公司成立于1997年6月12日,目前建有上海金桥、泛亚汽车中心、沈阳北盛整车、烟台东岳整车、烟台东岳动力总成三大基地,五大公司。员工人数上万人。

面对市场的激烈竞争,针对手工报销管理中的种种缺陷和不足,上海通用汽车期望需求一种完善的E-Reimbursement解决方案,实现出差申请、费用报销审批流程电子化。

费用报销现状

费用申请及报销大多采用手工报销模式

缺乏标准化操作、财务工作量大

财务信息滞后和资金管理分散

系统整合要求

与SGM企业门户集成,提供统一的用户体验

费用报销系统基于SGM的工作流框架(WFA)构建

与SGM安全认证集成,提供集中的用户管理和认证

管理层期望:

预算的实时控制

开支费用等信息的实时查询

费用管理透明化

财务工作者:

提高工作效率,减低单据处理的出错率

消除财务管理和会计核算中财务人员不增值的作业时间

有效的财务控制,特别是违规费用的控制上

费用报销人员:

基于Web界面单据录入

系统自动检测录入数据的准确性及是否违规行为

管理自己的报销活动,减少差错,缩短流程

随时检查和自己相关的报销状态

经过业务分析和建模,我们对于SGM已有的费用报销及管理流程进行梳理和归纳,构建符合电子化管理要求的新的业务流程:


SGM业务报销系统总览

系统目前已经上线半年多,涵盖了所有非生产类费用的管理,包括差旅费、培训费、通讯费、托费等各项日常费用,已成为SGM日常运维系统中的重点项目。系统的成功实施为企业带来了巨大的收益和便利性:

财务部门:

流程的统一性:通过将费用管理流程固化到系统中,既保留原先费用审批的严肃性和科学性,同时大幅提高了费用管理效率。

单据的准确性:在传统报销模式下,采用手工填写上纸质报销单,单据填写的规范性和准确性都存在很多问题,财务人员往往在核查单据内容上要花费很多时间和精力;而在ER系统中提交单据时必须正确按照规定填写或选择相应的内容,否则无法提交,这就在源头上保证单据的准确性,有利于快速完成财务审核工作。

凭证自动生成:ER系统中的报销凭证自动生成功能可以最大限度地减少财务人员原本繁重而机械的手工录入,节省大量的时间和精力,可以更专注于财务管理本身,而不是仅停留在财务核算层面。有助于会计分析、预测、控制和监督等管理工作的开展,充分发挥会计在管理中的作用。

业务部门:

提高单据的通过性:通过ER系统填写单据,使得单据在填写时就有了第一层的校验,减少了由于格式、某些基础业务不清而导致的单据被驳回。

单据状态实时可查:在ER系统中,每个人都可以查找自己提交或审批过的单据,使得任何时候都能知道与自己相关的每张单据的最新状态。

远程办公:在传统报销模式下,报销审批阶段都需要申请人员在公司内部手工提交报销单据、审批人员在公司内部审核报销单据,当申请人员不在公司或审核人员不在公司内时,单据将无法流转。而在实施了ER系统后,申请人和审批人都可以通过网络填写或审批单据,客观上为快速完成报销流程创造了条件。

管理部门:

资金情况实时掌握:实施ER系统前,管理层想要了解部门或项目的资金使用情况,往往需要财务部门为此特意赶制报表。在实施ER系统后,管理层可以通过报表查询功能,及时获取本部门的费用使用情况,而无需通过财务人员的手工统计。

提高了报销效率:报销申请人在报销时,为了避免被财务部门退单,需要了解各种报销类型的报销政策和审批部门;为了完成审批,还需要了解相关审批人的动向;审批效率比较低,平均每张报销单的审批时间约需要3~4个工作日。在实施ER系统后,8个月内共审核报销单据约23,000张,平均审批时间约1.2个工作日,大大提高了报销效率。


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